Een verzuimprotocol bevat afspraken en richtlijnen tussen werkgever en werknemer over de omgang met ziekmeldingen. Wat moet er precies in zo’n verzuimprotocol beschreven staan en hoe stel je het op? Je kunt het verzuimprotocol tevens laten maken in samenwerking met een professionele en ervaren partij. In dit artikel geven we een aantal handige tips voor werkgevers over het maken van een verzuimprotocol.
Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is zoals de naam al doet vermoeden een protocol of regelement waarin je de verantwoordelijkheden en afspraken rondom het verzuim van werknemers vastlegt. Dit protocol werkt twee kanten op. Zowel richtlijnen en afspraken voor de werkgever als de werknemer staan in het verzuimprotocol beschreven.
Is een verzuimprotocol verplicht?
Nee, een verzuimprotocol is in de basis niet verplicht in Nederland. Daarentegen ben je als werkgever wel verplicht om je te houden aan Wet Verbetering Poortwachter. Hierin staat dat werkgevers verplicht een beleid moeten voeren waarmee ze ziekteverzuim voorkomen en beperken, en re-integratie moeten stimuleren.
Is een verzuimprotocol maken aanbevolen?
Ja, dat wel! Zo kun je bewijzen dat je voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter. In een verzuimprotocol worden stappen omschreven die gezet worden in verzuimsituaties. Een verzuimprotocol (laten) maken dekt het bedrijf in, en zorgt er tevens voor dat iedereen weet wat de afspraken zijn, zodat daar later geen onenigheid over ontstaat.
Wat staat er in een verzuimprotocol?
Om een verzuimprotocol te maken is het uiteraard belangrijk dat je weet wat je er allemaal wel en niet in moet zetten. We geven daarom graag tips over zaken die je het beste op kunt nemen in het verzuimprotocol voor je bedrijf.
1. Start met uitleg van het doel van het verzuimprotocol
Je creëert begrip bij medewerkers als je het doel van het verzuimprotocol verduidelijk. Beschrijf ook wat er allemaal in het verzuimprotocol opgenomen wordt.
2. Beschrijf de werkwijze bij ziek melden
Zo is het voor werknemers duidelijk welke stappen zij moeten zetten als ze ziek zijn. Denk aan contactgegevens (of via een verzuimsysteem), tijden uiterlijk ziek melden, welke informatie verstrekt moet worden en dergelijke. Kortom, beschrijf de verantwoordelijkheden van de werknemer als deze zich ziek meldt.
3. Neem informatie op over contact en bereikbaarheid
Wie kunnen werknemers benaderen bij vragen over verzuim? Maar neem ook op wat hun verantwoordelijkheden zijn betreft bereikbaarheid tijdens de ziekteperiode en hoe jullie contact houden. Uiteraard moet de privacy van de werknemer worden gewaarborgd en moeten deze regels voldoen aan de wetgeving.
4. Geef informatie over protocol bij langdurig verzuim
Meld wanneer het spreekuur van de bedrijfsarts is, hoe werknemers zich kunnen aanmelden en hoe het zit met re-integratie met langdurig ziek zijn. Zo kun je bijvoorbeeld beschrijven wat het plan van aanpak is als men over moet gaan tot een re-integratieprocedure. Hoe wordt dit beoordeeld en hoe wordt de analyse gemaakt? Het verzuimprotocol kan daarnaast ingaan op hoe het re-integratiedossier wordt bijgehouden en hoe een eventuele WIA-uitkering aangevraagd kan worden.
5. Neem ook informatie over arbeidsconflicten op
Uiteraard wil je arbeidsconflicten liever voorkomen, maar het is prettig als je in ieder geval vast voorbereid bent op het moment. Zo weten jullie beiden welke stappen gezet gaan worden als een arbeidsconflict de oorzaak is van het verzuim.
Verzuimprotocol versus verzuimbeleid
Het verzuimprotocol gaat dus echt in op de afspraken wanneer het verzuim ontstaat en de tijd daarna. Het verzuimbeleid daarentegen gaat in op wat de organisatie doet om het verzuim tegen te gaan. Het verzuimprotocol en verzuimbeleid zijn in principe twee aparte documenten, maar het is slim om ze alle twee aan de werknemer te geven.
Verzuimbegeleiding van ttif & arbo
Wie de verzuimbegeleiding tot in de puntjes wil regelen, doet er goed aan om een professional in te schakelen. Die weet precies hoe je het verzuimprotocol het beste opstelt, zodat deze voldoet aan de wetgeving en ook in lijn ligt met de wensen vanuit de werkgever.
Bij ttif & arbo kunnen we je hiermee helpen. We bieden je verzuimbegeleiding in de breedste zin van het woord. Hulp nodig bij het in orde maken van het verzuimprotocol? Neem contact met ons en kies voor een ervaren partner voor verzuimbegeleiding.
Neem contact op voor een waterdicht verzuimprotocol!
Zorg ervoor dat je verzuimprotocol duidelijke stappen bevat voor het omgaan met verzuim, inclusief re-integratieprocedures. Het moet aansluiten bij de eisen van de Wet verbetering poortwachter, waarbij preventie, vroegtijdige interventie en begeleiding bij re-integratie centraal staan.
Essentiële elementen zijn de procedure bij ziektemelding, de verantwoordelijkheden van werknemers tijdens hun ziekte, informatie over privacy en bereikbaarheid, en het beleid bij langdurig verzuim en arbeidsconflicten. Ook is het belangrijk om duidelijk het doel van het verzuimprotocol te vermelden.
Ja, het is mogelijk en vaak aan te raden om het opstellen van een verzuimprotocol uit te besteden aan professionals. Zij hebben de expertise om ervoor te zorgen dat het protocol voldoet aan alle wettelijke eisen en effectief is in de praktijk. Zo kun je ervoor zorgen dat je protocol zowel juridisch waterdicht is als praktisch uitvoerbaar.
